Политика обработки персональных данных ООО «ЭХО»

Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — «Политика») определяет порядок обработки и защиты персональных данных в обществе с ограниченной ответственностью «ЭХО» (далее — «Оператор») в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Политика является общедоступным документом и распространяется на всех субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются Оператором. Настоящая редакция является единой для всех сайтов и сервисов Оператора и в идентичном виде публикуется на сайтах echo-platform.ru и safete.online.

1. Общие положения

1.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных для ведения собственной хозяйственной деятельности, заключения и исполнения договоров, выполнения обязанностей работодателя, взаимодействия с клиентами и контрагентами, обеспечения работы сайтов и информационных ресурсов, технической поддержки, информационной безопасности и выполнения требований законодательства Российской Федерации.

1.2. Настоящая Политика распространяется на обработку персональных данных сотрудников и кандидатов, клиентов и представителей контрагентов (включая пользователей сервисов «ЭХО» и «SafeTe» в части их взаимоотношений с Оператором), посетителей сайтов Оператора (включая сайты сервисов «ЭХО» и «SafeTe»), а также иных лиц, чьи данные Оператор обрабатывает в собственных целях. Политика применяется ко всей обработке персональных данных, осуществляемой Оператором с использованием средств автоматизации и без них.

1.3. Обработка персональных данных пользователей сервисов «ЭХО» и «SafeTe» и лиц, взаимодействующих с такими пользователями через функциональность сервисов, регулируется соответствующими офертами и политиками обработки персональных данных в той мере, в какой Оператор обрабатывает эти данные по поручению пользователя. Если Оператор обрабатывает такие данные для собственных целей, применяются настоящая Политика и соответствующие требования законодательства. Правовой статус Оператора определяется фактическими целями и обстоятельствами конкретной обработки.

2. Термины и определения

2.1. В настоящей Политике используются термины в значениях, определённых Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».

2.2. Дополнительно для целей Политики используются следующие термины:

• Сервисы Оператора — программные продукты, разработанные (принадлежащие) Оператору: сервис «ЭХО» (создание веб-форм, опросов и организация взаимодействия) и сервис «SafeTe» (интеграция мессенджеров с CRM);
• Пользователь Сервиса — представитель (уполномоченное лицо) контрагента Оператора, взаимодействующий с Оператором по вопросам использования Сервиса (например, установка, настройка, поддержка);
• Корреспондент / Респондент — лицо, взаимодействующее с пользователем Сервиса через функциональность Сервиса (переписка, веб-формы). Обработка персональных данных таких лиц в рамках использования Сервисов регулируется политиками обработки персональных данных соответствующих Сервисов;
• Контрагент — физическое или юридическое лицо, вступающее с Оператором в договорные отношения.

3. Состав обрабатываемых персональных данных

3.1. Оператор вправе обрабатывать следующие категории персональных данных:

3.1.1. Персональные данные сотрудников

• ФИО;
• дата рождения;
• паспортные данные и иные документы, удостоверяющие личность;
• ИНН, СНИЛС;
• адрес регистрации и проживания;
• контактные данные (телефон, e-mail и пр.);
• сведения, необходимые для кадрового учёта, расчёта заработной платы, ведения отчётности.

3.1.2. Персональные данные кандидатов

• ФИО;
• контактные данные;
• сведения, указанные в резюме и сопроводительных документах;
• дополнительные сведения, предоставленные по инициативе кандидата.

3.1.3. Персональные данные клиентов и представителей контрагентов

• ФИО, должность;
• контактные данные (телефон, e-mail и пр.);
• реквизиты организации, которую представляет субъект;
• иные сведения, необходимые для заключения и исполнения договоров.

3.1.4. Персональные данные посетителей сайтов

• IP-адрес;
• информация о браузере, устройстве и операционной системе;
• файлы cookie и аналогичные технологии;
• сведения о посещённых страницах и действиях на сайте.

3.1.5. Персональные данные пользователей Сервисов (в части взаимодействия с Оператором)

Оператор может обрабатывать персональные данные пользователей Сервисов Оператора (представителей контрагентов) в объёме, необходимом для заключения и исполнения договоров, выставления счетов, предоставления поддержки и обеспечения информационной безопасности:

• ФИО, должность;
• контактные данные (телефон, e-mail и пр.);
• служебные идентификаторы и сведения, предоставленные при обращении в поддержку (при наличии);
• иные сведения, предоставленные пользователем по собственной инициативе и необходимые для обработки обращения.

В случае, когда Оператор использует Сервисы для собственных нужд, состав персональных данных Корреспондентов/Респондентов определяется настройками, созданными Оператором. В иных случаях обработка их персональных данных осуществляется пользователями Сервисов (операторами персональных данных) и регулируется политиками обработки персональных данных соответствующих Сервисов.

4. Правовые основания обработки персональных данных

4.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных на следующих основаниях:

• Конституция Российской Федерации;
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Гражданский кодекс Российской Федерации;
• налоговое и бухгалтерское законодательство;
• согласие субъекта персональных данных на обработку его данных;
• договоры, заключённые между Оператором и субъектом персональных данных или организациями, в интересах которых действует субъект;
• иные основания, предусмотренные действующим законодательством.

5. Цели обработки персональных данных

5.1. Оператор обрабатывает персональные данные для достижения следующих целей:

• ведение кадрового учёта и исполнение трудового законодательства;
• заключение, исполнение и прекращение договоров с контрагентами и клиентами;
• ведение бухгалтерского и налогового учёта;
• организация взаимодействия с контрагентами, клиентами и партнёрами Оператора;
• использование Сервисов Оператора для опросов, обратной связи и переписки — только в случаях, когда Оператор использует их для собственных нужд;
• информирование о продуктах, услугах и мероприятиях Оператора (при наличии соответствующего согласия субъекта);
• улучшение качества сервисов, анализ и развитие продуктов Оператора;
• обеспечение безопасности и функционирования сайтов и сервисов Оператора.

6. Принципы обработки персональных данных

6.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных на основе следующих принципов:

• законность и справедливость целей и способов обработки;
• обработка только тех данных, которые соответствуют заявленным целям;
• недопущение обработки избыточных по отношению к заявленным целям данных;
• обеспечение точности, достаточности и актуальности данных;
• хранение персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки, если более длительный срок хранения не установлен законом;
• обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных.

7. Порядок и условия обработки персональных данных

7.1. Обработка персональных данных осуществляется с использованием средств автоматизации и без них.

7.2. Оператор вправе привлекать третьих лиц для обработки персональных данных и оказания услуг, необходимых для ведения деятельности, включая инфраструктурные, облачные, телекоммуникационные, программные, бухгалтерские, кадровые, платёжные и иные услуги. Конкретный состав поставщиков определяется потребностями Оператора и используемой технической архитектурой и может изменяться без внесения изменений в настоящую Политику, если иное не требуется законодательством Российской Федерации. При поручении обработки персональных данных третьим лицам Оператор устанавливает договорные требования к конфиденциальности, безопасности, целям и условиям обработки в объёме, предусмотренном применимым законодательством. Привлечённые лица обязаны соблюдать требования закона и договорные обязательства, возложенные на них в связи с обработкой данных.

7.3. Передача персональных данных третьим лицам допускается при наличии предусмотренного законом правового основания и в объёме, необходимом для соответствующей цели, включая исполнение договоров, поручение обработки, выполнение обязательных требований законодательства и защиту прав и законных интересов в предусмотренных законом случаях. Передача не означает предоставления получателю права использовать данные в целях, не предусмотренных соответствующим правовым основанием или договором.

7.4. Трансграничная передача персональных данных определяется фактическими маршрутами передачи, местом нахождения получателей и применимым законодательством Российской Федерации. На дату публикации настоящей редакции систематическая трансграничная передача персональных данных в собственных процессах Оператора отсутствует; при возникновении намерения осуществлять такую передачу Оператор выполняет предусмотренные законом требования до её начала. Передача данных внешним сервисам в рамках использования сервисов Оператора оценивается отдельно с учётом фактической роли Оператора, условий поручения и применимых требований законодательства (см. политики соответствующих сервисов).

8. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

8.1. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также иных неправомерных действий.

8.2. В числе таких мер:

• назначение ответственного за организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных;
• ограничение доступа к персональным данным сотрудников, которым такой доступ не нужен для выполнения служебных обязанностей;
• использование защищённых каналов связи при передаче данных;
• применение средств антивирусной защиты и мониторинга безопасности;
• резервное копирование и восстановление данных;
• проведение инструктажей и обучение сотрудников.

9. Сроки хранения персональных данных

9.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем это необходимо для целей обработки, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации или не требуется для защиты прав и законных интересов Оператора в предусмотренных законом случаях.

9.2. По достижении целей обработки или при отпадении необходимости в обработке персональные данные подлежат уничтожению или обезличиванию, если отсутствуют иные законные основания для продолжения обработки или хранения. Конкретные сроки хранения по отдельным категориям данных определяются внутренними документами Оператора с учётом целей обработки, требований законодательства и применимых сроков хранения документов.

10. Права субъектов персональных данных

10.1. Субъект персональных данных имеет право:

• получать информацию об обработке его персональных данных Оператором;
• требовать уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отозвать согласие на обработку персональных данных;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд;
• реализовывать иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

11. Cookies и техническая информация

11.1. При посещении сайтов и сервисов Оператора могут использоваться файлы cookies и иные технические средства, позволяющие улучшить работу сервисов и обеспечить их безопасность.

11.2. Техническая информация обрабатывается Оператором в обобщённом виде и используется для анализа и улучшения работы сервисов, если иное не предусмотрено отдельными условиями.

12. Изменение Политики

12.1. Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику при изменении законодательства, целей или процессов обработки, используемых технологий и организационных условий деятельности. Актуальная редакция размещается на сайте Оператора с указанием даты её обновления.

12.2. Новая редакция Политики применяется с момента публикации, если иная дата не указана в самой редакции. Изменение Политики не отменяет необходимости получать согласие субъекта персональных данных или выполнять иные обязательные процедуры в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

13. Контактные данные Оператора